Excel插入PDF的完整操作教學：多種方法、常見問題與進階應用

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Excel插入PDF的完整教學常見應用場景與限制插入PDF的主要方法方法一：以物件形式插入PDF（嵌入或連結）操作步驟開啟與預覽實務案例注意事項方法二：將PDF內容轉為Excel表格操作步驟適用情境工具優點注意事項方法三：插入PDF為圖片操作步驟適用情境注意事項操作注意事項與常見問題插入PDF後的限制不同Excel版本差異多頁PDF處理方式常見問題與解決方案進階應用與自動化批次插入PDF自動化工具推薦工具與資源常見問答（FAQ）結論

Excel插入PDF的完整教學

在專案管理、團隊協作或日常辦公中，時常需要將PDF文件內容整合進Excel表格，例如：補充報表說明、保存簽核紀錄、或將PDF表格數據匯入分析。不同需求對插入方式有不同要求，以下將針對各種情境，詳細說明Excel插入PDF的完整方法與注意事項。

常見應用場景與限制

專案報告附加說明：將合約、簽核單等PDF作為佐證附加於Excel專案進度表。

數據整合：將PDF格式的統計表、調查問卷數據轉入Excel進行分析。

團隊協作：會議記錄、流程圖等PDF文件嵌入專案追蹤表，方便團隊查閱。

限制說明：

插入PDF後，Excel僅能以物件或圖示方式顯示，無法直接預覽PDF內容；若需擷取PDF表格數據，需額外轉檔工具協助。

插入PDF的主要方法

方法一：以物件形式插入PDF（嵌入或連結）

此方法適合需要在Excel中保存PDF檔案本身，或方便日後點擊開啟原始PDF。

操作步驟

操作前準備

確認PDF檔案已儲存於本機，建議檔名簡潔，避免特殊符號。

開啟欲插入PDF的Excel檔案，點選目標儲存格。

插入物件

點選上方「插入」標籤，選擇「文字」群組下的「物件」。

在彈出視窗中，切換至「從檔案建立」分頁。

點擊「瀏覽」選擇PDF檔案。

嵌入或連結選擇

嵌入（預設）：PDF檔案會複製進Excel，檔案移動不影響。

連結：勾選「連結到檔案」，僅儲存檔案路徑，檔案本身不佔用Excel容量，但移動或刪除原始PDF會導致連結失效。

顯示為圖示

建議勾選「顯示為圖示」，可自訂圖示與標題，便於辨識。

完成後點選「確定」，PDF物件即插入表格。

開啟與預覽

雙擊插入的PDF圖示，即可以預設PDF閱讀器開啟檔案。

Excel無法直接預覽PDF內容，僅能開啟外部應用程式檢視。

實務案例

專案經理：在進度追蹤表中嵌入合約PDF，方便審核與查閱。

財務人員：將發票PDF連結至費用明細表，便於稽核。

注意事項

嵌入大型PDF會增加Excel檔案容量，建議僅嵌入必要文件。

連結方式需確保PDF路徑不變動，否則連結易失效。

僅限Windows桌面版Excel支援完整插入物件功能，Mac版與網頁版支援度有限。

方法二：將PDF內容轉為Excel表格

若需將PDF表格數據直接擷取進Excel，建議使用PDF轉檔工具。

操作步驟

使用如pdfFiller、Adobe Acrobat、或線上PDF轉Excel工具，將PDF檔案轉換為Excel格式（.xlsx）。

下載轉換後的Excel檔案，複製所需數據貼入原始Excel表格。

適用情境

需要進一步分析PDF表格數據、製作圖表或進行自動化處理。

批次匯入大量PDF表格內容。

工具優點

pdfFiller支援PDF轉檔、編輯與批次處理，適合專案團隊或財務部門大量作業。

Monday.com等專案管理平台也支援文件整合，便於跨部門協作。

注意事項

轉檔結果受PDF格式影響，複雜排版或掃描檔案可能需人工校正。

建議先檢查轉檔內容正確性。

方法三：插入PDF為圖片

若僅需展示PDF內容（如流程圖、簽核頁），可將PDF頁面轉為圖片再插入Excel。

操作步驟

使用PDF閱讀器（如Adobe Acrobat）將PDF頁面匯出為圖片格式（JPG、PNG）。

在Excel中點選「插入」>「圖片」，選擇匯出的圖片檔案。

調整圖片大小與位置。

適用情境

需直接在Excel中展示PDF內容，無需點擊開啟。

報告、簡報、流程圖展示。

注意事項

僅能顯示靜態內容，無法編輯或搜尋文字。

多頁PDF需分別轉為多張圖片插入。

操作注意事項與常見問題

插入PDF後的限制

嵌入物件無法直接預覽內容，僅能以圖示顯示。

檔案容量大時，Excel運作效能可能下降。

僅支援Windows桌面版Excel完整功能，Mac版與網頁版多數僅支援圖片插入。

不同Excel版本差異

版本

插入物件（PDF）

插入圖片

PDF轉表格

Windows桌面版

支援

支援

支援

Mac桌面版

部分支援

支援

支援

網頁版

不支援

支援

支援

多頁PDF處理方式

嵌入物件僅能插入整份PDF，無法預覽多頁內容。

若需展示多頁內容，建議將各頁轉為圖片分別插入。

常見問題與解決方案

插入失敗：確認PDF未被其他程式佔用，檔案路徑無特殊字元。

無法開啟PDF：檢查PDF閱讀器是否安裝，或PDF檔案是否損毀。

檔案過大：建議壓縮PDF或僅插入必要頁面。

進階應用與自動化

批次插入PDF

透過VBA（Visual Basic for Applications）可自動批次插入多個PDF物件，適合大量文件管理。

需具備VBA基礎知識，並注意Excel安全性設定。

自動化工具

Monday.com等專案管理平台支援文件自動歸檔與協作，適合團隊大量文件整合。

pdfFiller支援批次轉檔與自動化表單處理，提升效率。

推薦工具與資源

pdfFiller：支援PDF轉Excel、批次處理與雲端協作，適合需要大量文件整合的團隊。

Monday.com：專案管理平台，支援文件整合、協作與自動化流程。

ClickUp、Notion等工具亦支援多格式文件管理，便於團隊知識整合。

常見問答（FAQ）

Q1：插入PDF後，為什麼只能看到圖示，無法直接預覽內容？

A：Excel僅支援以物件方式嵌入PDF，無法直接預覽內容，需雙擊圖示以外部PDF閱讀器開啟。

Q2：Excel網頁版可以插入PDF嗎？

A：目前僅支援插入圖片，無法以物件形式嵌入PDF。

Q3：插入PDF後Excel檔案變很大怎麼辦？

A：建議壓縮PDF檔案或僅插入必要頁面，避免嵌入過多大型檔案。

Q4：PDF轉Excel後格式亂掉怎麼辦？

A：建議使用專業工具如pdfFiller，並檢查PDF原始格式，必要時人工校正。

Q5：如何批次插入多個PDF？

A：可透過VBA自動化腳本實現，或考慮使用支援批次處理的文件管理平台。

結論

根據不同需求，Excel插入PDF可選擇嵌入物件、連結、圖片插入或PDF轉表格等多種方法。嵌入物件適合保存檔案本身，轉表格則便於數據分析，圖片插入則適合內容展示。建議依實際應用場景選擇最合適的方式，並善用如pdfFiller、Monday.com等工具，提升文件整合與團隊協作效率。